Règles de confidentialité

(Règles de confidentialité en date du 02/11/2023)

Nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel. Les informations qui suivent concernent les traitements de données que Karos est amené à effectuer en tant que responsable de traitement.

L'adresse de Karos est le 10 rue de la Paix à Paris (75002). Pour toute question relative à la politique d'utilisation des données, Karos peut être joint par courrier électronique à l’adresse rgpd@karos.fr

Collecte et utilisation des données

Liste des données collectées

Au cours de votre utilisation de nos services vous pouvez être amené(e) à renseigner les informations suivantes :

Le nom, le prénom, les adresses postales et électronique, le numéro de téléphone, le sexe, la date de naissance, la photo de profil, les pièces d’identité, le permis de conduire, les informations de géolocalisation, les numéros de carte bancaires, le numéro de compte bancaire IBAN, la référence du véhicule (marque, modèle, couleur, carburant, plaque d’immatriculation, vignette crit’air), l’employeur, le numéro d’abonné au service de transport en commun, la photo de la carte de transport, les adresses favorites.

Traitement et utilisation des données

Créer un compte utilisateur

Pour créer votre compte, nous recueillons certaines informations vous concernant. Ce traitement est fondé sur nos obligations contractuelles.

Fournir nos services

Pour vous faire bénéficier de notre service de covoiturage, nous sommes notamment amenés à :

Vous créer un profil utilisateur public sur l’application, visible des autres membres de la communauté.
Communiquer votre numéro de téléphone aux membres avec lesquels vous covoiturez (votre numéro ne sera pas communiqué aux autres membres).
Communiquer votre géolocalisation aux membres avec lesquels vous covoiturez, afin de faciliter la rencontre.
Communiquer avec vous – par exemple, pour vous confirmer une réservation ou vous faire bénéficier de notre service relation client.
Effectuer des paiements sur votre carte bancaire pour les trajets effectués, et des virements de votre cagnotte sur votre compte bancaire.

Ces traitements de données sont nécessaires à l’exécution de nos obligations contractuelles.

Parrainer vos amis dans l’application

L’application vous demande l’autorisation d’accéder aux contacts de votre téléphone. Seul les numéros des amis que vous souhaitez parrainer sont collectés par Karos. Les amis que vous avez sélectionnés recevront un SMS d'invitation. Vos amis ne recevront aucun message commercial supplémentaire. Les numéros des amis sélectionnés sont conservés pendant 2 mois afin d’activer le parrainage le jour où l'un de vos amis créé un compte sur l'application. Ce traitement de vos données se fait sur la base de votre consentement.

Préserver la sécurité et le savoir-vivre au sein de la communauté

Lorsque c’est nécessaire, notamment en cas de comportements anormaux ou de signalement utilisateur, Karos analyse les interactions et les discussions des utilisateurs sur l’application. Karos dispose d’une équipe de modérateurs. Ce traitement est fondé sur notre intérêt légitime.

Vérifier l’identité des utilisateurs

Dans certains cas, Karos demandera des documents tel que le permis de conduire, un justificatif d’identité et/ou un justificatif de domicile. Ces documents et les informations qui y figurent sont utilisés à des fins de sécurité pour vérifier l’âge des utilisateurs, l’authenticité et l’unicité des comptes. Les documents et informations peuvent également transmises à nos partenaires bancaires dans le cadre de la lutte européenne contre le blanchiment d’argent. Ce traitement de données est fondé sur notre intérêt légitime (assurer la sécurité de nos utilisateurs et lutter contre la fraude).

Prédire vos trajets et vos itinéraires

Karos analyse vos données de géolocalisation pendant et en dehors des covoiturages. Ces informations sont utilisées pour améliorer vos covoiturages de manière personnalisée en prédisant vos futurs déplacements et les itinéraires que vous allez emprunter. Ce traitement des données est fondé sur votre consentement lorsque vous activez l’option “Prédiction” depuis l’écran “Mes préférences”.

Prouver qu’un covoiturage à eu lieu

Karos analyse vos données de géolocalisation lors des covoiturages, afin de vérifier que le covoiturage a bien eu lieu et de déclencher le paiement du conducteur et le débit du passager. Ce traitement de vos données est fondé sur notre intérêt légitime (lutte contre la fraude).

Améliorer nos services

Nous analysons votre activité et vos interactions avec l’application afin d’améliorer nos services (par exemple améliorer les interfaces de l’application mobile ou les messages du service utilisateur). Ce traitement est fondé sur notre intérêt légitime.

Développer notre communauté de membres

Nous menons un certain nombre d’actions (par exemple l’envoi de Newsletter, l’envoi de notifications dans l’application, la mise en place de jeu concours...) afin de développer notre communauté de membres. Les traitements de données personnelles effectués à cette fin se fondent sur notre intérêt légitime (développer notre base d’utilisateurs) et/ou sur votre consentement.

Bénéficier du programme de covoiturage de votre entreprise

Lorsqu’une entreprise a opté pour la solution Karos Entreprises, nous lui restituons sous forme agrégée et anonymisées certaines données relatives à l’utilisation de la plateforme par les membres Karos qui se sont identifiés comme étant ses employés. Nous sommes également susceptibles de lui restituer certaines données individualisées lorsque les membres ont donné leur consentement.

Bénéficier du programme de covoiturage de votre territoire

Sur certains territoires, Karos fournit ses services en partenariat par exemple avec l’autorité localement compétente pour organiser la mobilité. Dans ce contexte, nous partageons certaines de vos données d’utilisation (par exemple : vos nom et prénom, votre email, votre numéro de téléphone, numéro de votre carte de transport...) avec notre partenaire. Nous lui restituons aussi sous forme agrégée certaines informations relatives à l’utilisation de Karos sur son territoire.

Bénéficier d’une subvention ou d’un abondement publics

Sur certains territoires, les covoitureurs sont éligibles à des subventions ou abondements publics. Les sommes correspondantes sont perçues par Karos, et reversées à ses membres. Dans ce contexte, Karos peut être tenue de fournir certaines données (par exemple : la date, l’origine, la destination de vos covoiturages, la preuve que les covoiturages ont bien eu lieu...) aux autorités publiques à l’origine de la subvention ou de l’abondement. Ce traitement de vos données est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public.

Partenariats avec des services de recherche d’itinéraire

Karos a mis en place certains partenariats afin d’afficher les trajets disponibles sur sa plateforme dans des services de recherche d’itinéraires opérés par des tiers. Dans ce contexte, nous sommes amenés à communiquer à nos partenaires certaines données concernant nos membres et les trajets qu’ils proposent.

Bénéficier de l’assistance retour

Dans le cas ou vos covoiturages sont éligibles à un programme d’assistance retour, nous transmettons vos informations de contact et vos adresses à nos transporteurs partenaires. Ce traitement de vos données se fait sur la base de votre consentement.

Bénéficier d’une place de parking réservée

Dans le cas ou vos covoiturages vous donnent le droit à une place de parking réservé retour, nous transmettons votre contact et vos adresses à notre partenaire afin de réserver votre place de parking et à des fins de contrôle. Ce traitement de vos données se fait sur la base de votre consentement.

Bénéficier de cadeau ou de privilèges

Vos covoiturages ou votre activité peuvent vous donner le droit à certains avantages, tels que des cadeaux ou des bons d’achat. Les traitements de données effectués aux fins de vous en faire bénéficier sont fondés sur votre consentement.

Bénéficier de la prime Coup de pouce “Covoiturage courte-distance” de 100€

Dans le cadre de l’opération standardisée TRA-SE-115 et de la bonification “Coup de pouce covoiturage”, et afin de vous faire bénéficier d’une prime de 100€, Karos transmet vos nom, prénom, adresse de domicile, adresse email, numéro de téléphone, numéro de permis de conduire, ainsi que la date, adresse de départ, adresse d’arrivée de vos 10 premiers trajets en tant que conducteur à SIPLEC S.A. et au Pôle National des certificats d’Economie d’Energie (PNCEE) à des fins de contrôle dans le cadre du dispositif des Certificats d’Economie d’Energie. Ce traitement de vos données se fait sur la base de votre consentement.

Partage et protection des données

Protection des données

Karos garantit la protection des données des utilisateurs grâce à des techniques de pointe en matière de chiffrement, d’authentification et de détection de fraude. Des équipes dédiées travaillent tous les jours afin de protéger la communauté des usages frauduleux et abusifs.

Partage des données à des partenaires

Karos travaille avec certains partenaires et prestataires auxquels il est susceptible de transmettre des données vous concernant, sous réserve bien sûr de votre consentement lorsque celui-ci est nécessaire. Ces destinataires de données comprennent notamment :

Les prestataires auxquels nous recourons pour vous fournir nos services, tels que les prestataires de services de paiement, les fournisseurs de solutions analytiques, d’hébergement, de messagerie, ou encore de vérification d’identité ;
Les services de transport qui mettent en œuvre notre programme d’assistance retour, lorsqu’il est applicable ;
Les plateformes de réseaux sociaux auxquelles vous pouvez coupler votre compte Karos, notamment au stade de l’inscription ;
Les partenaires publics avec lesquels nous fournissons nos services sur certains territoires ;
Les partenaires privés qui ont choisi Karos pour leur programme de covoiturage en entreprise ;
Les autorités publiques qui établissent un registre de preuve de covoiturage et/ou versent, par notre intermédiaire, des subventions aux covoitureurs ;
Nos partenaires commerciaux pour notre programme de cadeaux et privilèges.

Gestion des données bancaires : https://www.mangopay.com/fr/privacy/

Gestion d’envoi d’email automatisé : https://fr.sendinblue.com/legal/privacypolicy/

Gestion d’envoi de SMS automatisé : https://www.vonage.com/privacy-policy

Hébergement des données (Francfort, Allemagne) : https://cloud.google.com/security/privacy/

Gestion des emails à destination du service client : https://frontapp.com/privacy-policy

Vérification de la validité du permis de conduire : https://onfido.com/privacy/

Signature électronique de documents : https://www.universign.com/en/personal-data-protection-policy

Karos anonymise et agrège les informations de trajet, les itinéraires et certaines caractéristiques du profil utilisateur afin de réaliser des statistiques d’utilisation destinées à des tiers.

Durée de conservation

Karos s’engage, conformément aux dispositions du RGPD, à ne conserver les données personnelles que pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées. Les données de votre compte sont conservées jusqu’à la demande de fermeture de votre compte et archivées 1 an après sa fermeture, ou 5 ans après votre dernière utilisation de notre service si vous n’avez pas fermé votre compte.

Les données financières (par exemple les paiements, remboursements, etc...) sont conservées pour la durée requise par les lois applicables en matière fiscale et comptable.

Les données nécessaires à l’opération standardisée TRA-SE-115 et à la bonification “Coup de pouce covoiturage” sont conservées pour la durée requise par la réglementation du dispositif des CEE.

Les données de géolocalisation sont conservées pendant 1 an.

Dans l’hypothèse où le compte a été suspendu ou bloqué, nous conservons les données pour une durée de 5 ans à compter de la suspension afin d’éviter tout contournement des règles en vigueur sur notre plateforme.

Mesures de sécurité

Karos met en place les mesures de sécurité appropriées afin de protéger les données personnelles contre toute destruction accidentelle ou illicite, toute perte accidentelle, toute altération, toute divulgation ou consultation non autorisée et contre tout autre traitement des données qui ne respecte pas notre politique de confidentialité.

Contrôle et accès aux données

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, et de suppression sur vos données. Vous avez le droit de demander la limitation de certains traitements et de vous opposer à certains traitements. Vous disposez d’un droit de portabilité sur certaines de vos données.

Vous pouvez exercer vos droits en formulant la demande à rgpd@karos.fr. Une pièce d’identité vous sera demandée.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez porter vos réclamations, le cas échéant, devant la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Vous pouvez fermer votre compte Karos directement dans l’application depuis la rubrique “aide”.

Données relatives à l’opération « SIPLEC court-voiturage® »

Dans le cadre de l’opération standardisée TRA-SE-115 et à la bonification “Coup de pouce covoiturage”, les informations recueillies font l’objet de traitements informatiques pour le ministère chargé de l’énergie, sous la responsabilité de la Direction générale de l’énergie et du climat, destinés au contrôle des demandes de certificats d’économies d’énergie (CEE) et à évaluer le dispositif des CEE. Dans ce cadre, vous êtes susceptible d’être contacté, à l’initiative du ministère chargé de l’énergie ou de SIPLEC S.A. a des fins de contrôle. Conformément à la loi no 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer aux traitements des données vous concernant. Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter le responsable de traitement de ces données à l’adresse suivante: Direction générale de l’énergie et du climat, Ministère de la transition écologique et solidaire, 92055 La Défense Cedex ou par courriel: cee@developpement-durable.gouv.fr ou le délégué à la protection des données à l’adresse suivante: dpd.daj.sg@developpement-durable.gouv.fr.

‍